プロジェクトのタスクとスケジュールを同時管理
お客様から、タスク管理ツールとして、今回のJOOTOをご紹介されました。
JOOTOは、2017年9月にプレスリリースの配信で有名なPRTIMESに買収された、シンガポール発信のサービス。
このサービスの特徴は、直感的に操作出来る店と、誰にでも操作がしやすい、わかりやすいUIではないかと思います。
システム開発や、web制作の現場では、プロジェクト管理のツールは多くの会社で導入されていますが、一般企業や店舗では、まだまだメモ帳やwebカレンダー程度のものかもしれません。
JOOTOは
- 直感的で操作しやすい
- タスク管理がメンバーで共有できる(みんなで観れる)
- タスクがそのままカレンダーに表記される
- 有料版の価格が安い
- タスク単位でコミュニケーションが取れる
などなど、いろいろな管理ツールの持つ良いところが詰まっています。
使ってみよう！
無料版はプロジェクトが2つまで設計できるので、まずは無料版で使ってみましょう。
①プロジェクトボードの作成
登録が完了すると、こんな画面が出てきます。新規プロジェクトを押すと新しいプロジェクト作成が。
今回は「今日のブログを書く」という頭でも覚えられそうなプロジェクトを例に 笑
②ToDo・工程を作る
プロジェクトを作ると、ToDoリスト、進行中、完了の箱が用意されます。新しい箱も作れるので、イレギュラー対応もできそうですね。
③チェックリストを作る
「ネタを考える」 というToDo項目の中に、チェックリストとして、「サイト1を見る」「アラート1を見る」などの項目を作りました。
「%」表記されている箇所は、一個一個終わったら、チェックを入れると、「50%」のように進捗具合が変わります。
チェックが全て埋まったら、そのタスクは完了です。
これにより、監督者・マネージャーもどこまで進んだか一目でわかりますので、担当者とのやりとりで「どの程度進捗した？」 「もうすぐです。。」 「そうか」
10日後…..
「どこがもうすぐなんだよ！ 👿 」
というやりとりが双方で無くなりますね 笑
また、下のコメント欄も入れられるので、担当者とマネージャー間のやりとりも可能です。
④プロジェクトのスタートや終了日を決める
開始日を決めて
終了の日を決めます。すると…
自動的にカレンダーに各タスクが反映されています！！これは結構便利。
ToDoはToDo、カレンダーはカレンダーというものが多く、一元管理となると結構高額な管理ツールを導入しないといけませんでした。
特に、俯瞰で管理するマネージャー、監督さんからすると、「いけんだろうが！」と根性論で詰め込まなくなりますので、担当者の動きを見ながら決めることができるようになります。
⑤タスクが完了したら
タスクが完了すれば進行中にドラッグするだけ。完了したら完了に。
直感的というのは、特に担当者様、利用者様からすると済んだものにチェックを入れて、箱を分類させるだけなので、とても簡単です。
⑥プロジェクトはテンプレートを作って効率化
一度作ったプロジェクトは、右側メニューから複製できますので、テンプレートをつくっておけば、どんどん同じ形で投げる事が可能です。
改善があったらいい点
アプリがまだまだこれからかな？という印象はあります。
結構落ちちゃう印象ですね。
ただ、プロジェクトの設計をPCで行って、現場の人はチェックを潰していくという使い方なら全く問題ないかなと思います。
まとめと重要なポイント
どんなプロジェクト管理ツール、カレンダー、タスク管ツールもそうですが、継続して使う方法はどうするか？浸透させるにはどうするか？が重要だと思います。
そこで、一つの方法として、少し上でも触れていますが、「タスク設計は一緒にせず、リーダーがする」というルール決めがもっとも円滑で、継続できて、満足度も上がる方法だと思います。
作業者さん、担当者さんはただでさえ、日常の業務に追われているのに、管理のために報告義務をとても多く強いられる会社も少なくありません。
これは組織が大きくなればなるほどです。
しかし、このタスク管理ツールは共同で作成できるがゆえに、プロジェクト設計も担当者と一緒に作るというケースも多いのではないでしょうか？
そこで、タクシーやバイク便の会社が、配車・手配を行う担当のように、プロジェクト(案件)がふってきたら、
- タスクに分解して担当者に当てるのがリーダーの仕事
- それを一個一個潰すのが担当者の仕事
と分ければ、担当者からの報告は必要なくなり、一目で進捗が確認できます。
また、外注先の進捗確認の場合、電話やメール、チャットでの相手からの報告でしかなかなか進捗が見えなかったりするので、依頼を頂いたクライアントからの「納期確認」にすぐに返答できなかったりします。
しかし、細かく分けたタスクのチェックリストを外注先に共有し、潰してもらえていれば、あとどのくらいで終わるか正確に返答できます。
いずれにしても、使い方は、プロジェクトリーダー次第！
しっかり細分化したタスクを用意していれば、現場も監督者もストレスなくプロジェクトを進められると思いますよ。
